איך בוחרים מקום לאירוע חברה?

איך בוחרים מקום לאירוע חברה?

ארגון אירוע חברה הוא תהליך לא פשוט שכולל הרבה משימות וביניהן בחירת מקום לאירוע. הצלחתו של האירוע תלויה מאוד בבחירת המקום ולכן עליו להיות מתאים לאופיו של האירוע ולמטרותיו. אירועים של חברות יכולים לתרום לעסק בצורה ניכרת. אירוע מוצלח יכול לשפר את האווירה במקום העבודה, להרים את המורל ולהראות לעובדים שחושבים עליהם. כמו כן, בכוחו של אירוע מוצלח לייצר קשרים חדשים, לצור רושם של עסק רציני ובמקרה שמדובר על השקה – לפרסם את העסק ולחשוף אותו ללקוחות פוטנציאליים. מכאן ניתן להבין שבחירת מקום האירוע יכולה להיות אפילו מלחיצה, משום שבחירת מקום שאינו מתאים לא רק שלא תשרת את המטרות של החברה, אלא עלולה לגרום לפגיעה במוניטין ובאווירה הכללית.

איך בוחרים מקום לאירוע חברה?

אז איך לבחור את המקום המתאים לאירוע חברה?

כדי להצליח במשימה ולבחור במקום איכותי שמתאים לאירוע חברה, יש לבחון קריטריונים מסוימים. להלן 7 קריטריונים שכדאי לבדוק לפני שבוחרים את המקום בו האירוע יערך:

  1. מיקום ונגישות – חשוב לבחור במקום נגיש ונוח להגעה. רצוי לבחור במקום שנמצא בקרבת משרדי החברה, בצורה זו, במידה שהאירוע נחגג בערב, יוכלו העובדים להגיע מיד לאחר שהם יסיימו את עבודתם וייחסכו מהם נסיעות נוספות. במקרה שהקהל שיגיע לאירוע מגיע ממגוון אזורים, רצוי לבחור במקום שנגיש לתחבורה ציבורית ומציע חניה. מעבר לזאת, יש לבחור במקום שנגיש לבעלי צרכים מיוחדים ובמידה שהקהל המוזמן מבוגר, יש לוודא שישנה מעלית במבנה.
  2. סוג האירוע – האירוע יכול להיות פרוע, רשמי מאוד, לא רשמי ואפילו "זרוק" או בעל מאפיינים אחרים. חשוב לבחור במקום שמתאים לאווירה של האירוע מבחינת חללים וסגנון עיצוב. יש להתחשב באופן הישיבה באירוע. במידה שמדובר על אירוע בסגנון "שאנטי", יתאים מתחם שמכיל שולחנות נמוכים, כורסאות, מחצלות ופופים בהם ניתן לשבת ולהתרווח. במידה שמדובר על אירוע "מעונב", יהיה כדאי לבחור במקום בו המוזמנים יושבים סביב שולחנות מסודרים. אם מדובר על כנס שכולל הרצאה, יש לבחור באודיטוריום. כמו כן, פעמים רבות כדאי לבחור מקום שמכיל חלל לקבלת פנים.
  3. עונה – במקרה שהאירוע נערך במהלך חודשי החורף או הסתיו (כשכבר מתחילים גשמים), חשוב לבחור באולם סגור. במקרה שהאירוע נערך במהלך הקיץ או בעונת האביב, יהיה ניתן לבחור גם במקומות פתוחים, כמו למשל: גן אירועים, שמורת טבע, שפת הים ומקומות אחרים.
  4. מספר המוזמנים – חשוב לבדוק מהו מספר האנשים שיגיעו לאירוע ובהתאם לכך לבחור במקום שיכול להכיל את מספרם. במידה שיגיעו לאירוע הרבה אנשים והאירוע ייערך במקום קטן, תתקבל תחושת עומס ומחנק, לחלופין – במידה שהאירוע ייערך במקום גדול ויגיעו מעט משתתפים, יישארו מושבים ריקים ובודדים ותיווצר אווירה לא נעימה.
  5. אקוסטיקה – יש לבחור במקום בו האקוסטיקה טובה. במקרה שהאקוסטיקה לא טובה, אנשים לא יוכלו לשמוע אחד את השני וההרצאות (במידה שהאירוע כולל הרצאות ונאומים) לא יישמעו היטב.
  6. ציוד, אוכל ושתייה – מקום האירוע צריך לספק את הציוד הדרוש. הציוד כולל בין היתר: רהיטים, תאורה מתאימה, מיזוג אוויר, ציוד הגברה, רמקולים, במה, מקרן, נקודות חשמל, ווי פיי וציוד נוסף. כמו כן, יש לבדוק אילו שירותים נוספים המקום מציע. יש מקומות שמציעים למשל: שירותי עיצוב, קייטרינג ובר משקאות. רצוי לבדוק מהם השירותים שהמקום מציע והאם הם איכותיים. במידה שהמקום לא מספק את השירותים הנחוצים לקיומו של האירוע, יש למצוא ספקים חיצוניים.
  7. מחיר – אי אפשר להתעלם מהמחיר של המקום. חשוב להבין מהו התקציב הקיים ומהם המקומות המתאימים האפשריים. כדי למנוע הוצאות לא צפויות, יש לבדוק אילו שירותים כלולים במחיר.

למידע על אירוע בוטיק בצפון >>

בחינת הקריטריונים והליכה עם תחושת הבטן

בחינת 7 הקריטריונים שצוינו תאפשר למארגני האירוע לבחור מקום שמתאים לסוג האירוע ולקהל המוזמנים. בעת בחינת הקריטריונים חשוב לשים דגש גם על תחושת הבטן והיחס שניתן מבעלי המקום. חשוב לבחור במקום שמעניק יחס אישי ומשתדל ללכת לקראת החוגגים ולבצע את ההתאמות הנדרשות.

השאר תגובה

האימייל שלך לא יפורסם

נגישות